Die Wissensrepräsentation umfasst Prozesse, die Wissen transparent machen. Diese sind Dokumentation, Identifikation, Bewahren, Kodifizieren und Aufbereiten von Wissen.
Auf individueller Ebene gehört die Feststellung von Wissenslücken und Informationsdefiziten mit zu den ersten Schritten im individuellen Wissensmanagement.
Dabei geht es vor allem um die Eingrenzung und Formulierung des individuellen Bedarfs an Information und Wissen, der sich aus der Diskrepanz zwischen dem aktuellen Informations- und Wissenstand einerseits und den Anforderungen der gegebenen Situation und den damit einhergehenden Zielen andererseits ergibt.
Um das eigene Vorwissen transparent zu machen, können auch graphische Methoden herangezogen werden. Unter graphischen Methoden versteht man beispielsweise verschiedene Mapping-Techniken.
Eine fehlende oder defizitäre Wissenstransparenz führt in Organisationen zu einem mangelnden Wissensaustausch und/oder zu einer trägen Wissensverteilung mit der wohl bekannten Folge, dass Aktionen doppelt und dreifach unnötig durchgeführt werden.
Eine Maßnahme zur Unterstützung der Wissensrepräsentation ist unter anderem die Erstellung von Wissenslandkarten, über die eine Transparenz einzelner Wissensträger in der Organisation ermöglicht wird. Ein besonders bekannter Typus von Wissenslandkarten (nächste Folie näher) sind die sog. Wissensbranchenbücher, die nach dem selben Prinzip wie die Gelben Seiten im Telefonbereich aufgebaut sind.